Непосредственное руководство отделом по связям с общественностью осуществляет его начальник. Он подчиняется генеральному директору и руководит всеми штатными сотрудниками отдела.
Общий порядок работы начальника отдела по связям с общественностью предполагает:
1) анализ и постановку задач, согласование их с первым лицом, либо распоряжение первого лица;
2) выработку решения о порядке выполнения задания;
3) доклад и утверждение решения руководством предприятия (сроки, средства и методы выполнения задания, ресурсы: персонал, техника, информация и т.п.);
4) распределение обязанностей между исполнителями;
5) организация взаимодействия, управления и обеспечения в процессе работы;
6) прием результатов работы, их оценка и отчет о выполнении задачи.
Основным организационным документом является стратегический план работы. В нем описаны цели компании, целевые группы, на которые направлена деятельность, приоритетные каналы распространения информации и инструменты (информационные, аналитические, организационные, коммуникационные и инструменты кризисного реагирования).
Тактическим приложением к нему является план работы на год, в котором отражаются:
─ перечень действий;
─ сроки выполнения;
─ сведения об ответственных исполнителях;
─ сведения о привлекаемых ресурсах;
─ порядок осуществления контроля;
─ содержание основных мер обеспечения и взаимодействия;
─ учет результатов проделанной работы.