1. Длительность беседы. Время на сами переговоры должно быть определено заранее и обязательно согласовано с другой стороной. Не следует слишком затягивать время переговоров: конечно, за 15–20 минут можно лишь ознакомиться с доводами собеседника и привести собственные. В то же время длительные переговоры эмоционально утомляют собеседников, притупляют их внимание, мешают сосредоточить собственное внимание и удержать внимание собеседника. При затягивании переговоров целесообразно прервать их на некоторое время, разбить тему беседы на несколько промежуточных этапов, каждый из которых посвятить определенному кругу вопросов.
2. Место переговоров. Здесь возможно несколько вариантов.
Переговоры в собственном офисе. Любой человек чувствует себя более уверенно там, где он хозяин, к тому же он имеет некоторое психологическое преимущество и возможность «продавливать» свою точку зрения. Однако с таким местом переговоров может не согласиться ваш партнер, поэтому не следует настаивать именно на этом варианте.
Переговоры на «чужой территории», с другой стороны, тоже имеют преимущества. Во-первых, партнер в таком случае менее насторожен, что дает возможность лучше изучить и его самого, и его окружение. Во-вторых, визит к партнеру может помочь получить дополнительную информацию о финансовом состоянии самой фирмы, составе сотрудников, психологической и деловой атмосфере. Кроме того, переговоры на чужой территории могут быть восприняты вашим партером как признак доверия и стремления к достижению соглашения.
Переговоры на нейтральной территории. В этом случае подготовку места переговоров должна взять на себя принимающая сторона. Помещение для приема должно быть заранее подготовлено, оборудовано и оснащено техническими средствами и необходимыми атрибутами и принадлежностями.
3. Организация начала переговоров. Для создания нормальной обстановки важно, чтобы ваш собеседник не тратил время на поиски самого места переговоров, чтобы ему не пришлось долго ждать в приемной или другом месте. Задержка начала (а тем более опоздание любой из сторон) вызывает чувство неудобства, воспринимается как пренебрежение к партнеру, говорит о необязательности и ненадежности другой стороны, что значительно усложнит не только начало, но и сам ход переговоров. Уже отмечалось, что обмен меморандумами в начале беседы позволит конкретизировать предмет переговоров, сократит подготовительный период, переведет беседу в конкретное русло.
4. Умение слушать собеседника – важный фактор удержания переговоров в нужном русле. Внимательно слушая собеседника, можно быстрее понять его точку зрения, оценить сильные стороны и слабости в его позиции, его образ мышления. Демонстрация внимания к тому, что излагает ваш партнер, поможет не только завоевать его расположение, но и подготовиться к изложению собственных доводов, подстроиться под манеру общения собеседника, понять, как следует преподнести свои аргументы, чтобы они были услышаны и приняты партнером. В некоторых случаях, пытаясь приспособиться к собеседнику, договаривают за него, продолжают как бы ход его мыслей, пытаются объяснить ему, что он хотел сказать. Кроме того, что само по себе это неуважительно к вашему партеру, может оказаться, что ваша оценка ошибочна, что она вызывает раздражение собеседника, необходимость дополнительных разъяснений, а это усложняет и затягивает весь процесс переговоров. Цель вашего общения с партнером – получение дополнительной информации, поэтому очень важно, выслушивая доводы другой стороны, задавать в паузах вопросы, уточняющие то, что было сказано, и тем самым получать дополнительные подтверждающие факты и доводы.
Слушающий должен соблюдать несколько правил ведения переговоров.
Пока говорит собеседник, все ваше мышление должно быть направлено на критический анализ того, что он говорит. Отвлечение от текущего момента разговора может привести к тому, что будет потеряна нить беседы, а значит, и контакт с собеседником.
Важно понять мысли собеседника, а не концентрироваться на его ошибках и неточностях.
Недопустимо в ходе самой беседы обдумывать дальнейшее ее продолжение или готовить контраргументы к высказываниям собеседника. Во-первых, можно упустить очень важные, существенные моменты и доводы, во-вторых, контрдоводы могут вас зациклить и затруднить дальнейший контакт с собеседником.
Нужно чаще задавать вопросы, уточняя сказанное собеседником, чем демонстрируется внимание и интерес к нему. Если собеседник вас чем-то раздражает, сдержите эмоции, не выказывайте нетерпения, не отвлекайтесь на другие дела. Поддавшись чувству неприязни, можно упустить очень важные доводы, неверно понять собеседника, придать его словам смысл, который в них отсутствует.
Следует выслушать собеседника до конца, даже если вам неприятна его манера разговора. Часто самые важные аргументы приберегаются на конец беседы, как козырная карта.
5. Сохранение основной линии беседы. Как бы долго ни продолжались переговоры, необходимо постоянно контролировать их целенаправленность, обсуждать вопросы, ограниченные основной темой переговоров – заключение контракта, уточнение технических характеристик и условий соглашения и т. д. Важно помнить, что, договорившись по основным вопросам, уточнение деталей соглашения можно перенести на более поздний срок, возможно, поручив это представителям более низкого уровня. Если в ходе беседы выявятся принципиально новые подходы, к обсуждению которых вы не готовы, можно завершить беседу выработкой ограниченного соглашения, зафиксировать достигнутые результаты, а в другие сроки (завтра, в следующий раз, через неделю) вернуться к обсуждению предложенных вариантов.
6. Преодоление критической ситуации в переговорах.
Иногда случается, что партнер имеет некоторое преимущество, поэтому диктует свои условия и не склонен обсуждать какие-либо варианты, предлагаемые вами. Даже если ваши позиции выглядят слабее, постарайтесь перед началом переговоров рассмотреть наиболее неудачный вариант их завершения, оцените, до каких пределов возможны ваши уступки, чем можно усилить свои позиции. Иначе, установите некий предел отступления, за которым возможен только полный разрыв, тогда легче будет вести разговор, осознавая, что эти переговоры нужны не только вам, но и партеру.
Надо постараться отвлечь партера от занимаемой им позиции, опираясь на то, что положительный итог переговоров выгоден также и ему.
Предложите партнеру несколько вариантов, каждый из которых может улучшить вашу позицию. Начните беседу с обсуждения именно этих вариантов, присоединив к ним варианты, предложенные вашим партнером. Возможно, их обсуждение поспособствует сближению позиций переговорщиков.
Если все-таки партнер продолжает занимать твердую позицию, не отвергайте ее, но и не соглашайтесь с нею. Дайте оппоненту возможность выговориться, постарайтесь понять, какие интересы заставляют его так упорствовать. Чаще задавайте вопросы, которые вынудят вашего собеседника объяснить свою позицию, что поможет получить дополнительную информацию или выработать альтернативные ре-шения.
Несмотря на кажущуюся слабость вашей позиции, нужно помнить, что ваш партнер также заинтересован в достижении соглашения (иначе бы он не пошел на сами переговоры). Если у вас есть альтернативные решения по выходу из сложившейся ситуации (другие партнеры, возможность использовать собственные ресурсы, отказ от некоторой части прибыли), ваша позиция будет выглядеть сильнее и всегда можно добиться каких-то уступок или смягчения изначально жестких условий.
Используйте паузы в разговоре: обычно при обоюдном молчании возникает чувство неловкости и неуверенности. Молчание – признак безысходности, невозможности найти общую позицию, поэтому это может побудить вашего партнера выдвинуть новые предложения, смягчить свою позицию, пойти на компромисс.
7. Завершение беседы. Тут возможны варианты.
Перерыв в переговорах для обдумывания полученной информации, а также дальнейшей проработки обоюдных шагов к достижению соглашения.
Подведение промежуточных итогов, после которого беседа переносится на другой срок. В этом случае важно выделить положительные моменты, а также те пункты, по которым достигнуто соглашение и которые не требуют дальнейшей проработки.
По окончании беседы постарайтесь проанализировать ее итоги, задав себе следующие вопросы.
Насколько ясно собеседник понял конечную цель нашей беседы? Мог ли я более доходчиво довести до него эту цель?
Не были ли неудовлетворительные ответы собеседника следствием неверной формулировки вопросов?
Насколько внимательно я слушал собеседника, не отвлекался ли на собственные мысли, на внешность и манеру поведения собесед-ника?
Что из подготовленной ранее информации я не сообщил собеседнику? Как могла эта информация повлиять на конечный результат?
Насколько целенаправленной была сама беседа, влиял ли я на ход общения, не был ли я ведомым в этой беседе?
Какое мнение обо мне сложилось у собеседника? Насколько непринужденно и внимательно я вел себя по отношению к нему?