Одним из первых результатов внедрения вычислительных систем в международную торговлю стало создание более 30 лет назад технологии электронного обмена данными (ЭОД). Краткое определение этой системы отражает ее основное назначение: ЭОД осуществляет передачу сообщений в форме согласованных стандартов с одного компьютера на другой. Такая система включает:
- собственно компьютерную систему; телекоммуникационные устройства доставки сообщений; специальное программное обеспечение; согласованные стандарты структур сообщений; штрих-кодирование продукции; торговых партнеров, являющихся источниками и адресатами этих сообщений.
Смысл такой системы заключается в автоматической передаче информации, необходимой для подготовки и проведения внешнеторговой сделки (рис. 3.1). Каковы основные преимущества ЭОД?
1. Высокая надежность канала передачи информации, поскольку она передается непосредственно адресату, минуя посредников (курьеров, почту, Интернет).
2. Сокращение канцелярской составляющей, когда создается множество документов в стандартизированных форматах в виде заполненных бланков.
3. Уменьшение ошибок при вводе данных, что увеличивает время передачи за счет проверки и перепроверки введенных данных; уверенность покупателя, что он получит именно то, что заказано, в нужном ассортименте и количестве.
Рис. 3.1. Обмен информацией по системе ЭОД
Основными сообщениями, входящими в структуру этой системы, является ограниченный перечень документов определенного типа (тексты контрактов, таможенные декларации, транспортные инструкции, данные о перемещении грузов и т. д.). По некоторым исследованиям, подготовка одной сделки требует составления свыше 40 документов-оригиналов и размножения более 300 копий, что порождает как ошибки при составлении, так и возможность непонимания, неверного истолкования информации, заключенной в документах, необходимости дополнительного комментария этих документов. Система ЭОД фактически устраняет такие процедуры, как распечатка бланка заказа, почтовая пересылка, получение и ввод данных о заказе в автономную систему продавца, распечатка и отправление счета, получение данных об оплате и ввод их в банк данных продавца.
Принцип работы системы ЭОД состоит в том, что ее пользователи собственные оригинальные данные текущей сделки (ассортимент, количество, упаковка, форма доставки, способ оплаты и пр.) вносят самостоятельно, а весь сопровождающий эти данные текст передается в виде цифровых кодов, организованных как словари списков и кодов.
Система ЭОД обрабатывает документы в заранее оговоренном стандарте, поэтому передатчик системы может транслировать эти документы в виде цифровых посылок, которые приемником в соответствии с тем же стандартом преобразуются в текстовой документ установленной формы. Этим устраняется возможность неверного истолкования стандартного текста, скорость передачи сообщения, недоступность сообщения для других лиц. Стандарт кодирования информации носит наименование SWIFT
и охватывает 130 типов разных сообщений, объединенных в девять категорий: например, категория 1 касается всех видов платежей, категория 3 – подробностей контрактов, категория 5 – продажи и оплаты ценных бумаг и т. д.
Краткое описание системы ЭОД делает понятным ее глубокую специализацию, необходимость специального оборудования, программного обеспечения и системного сопровождения. Поэтому применять ее по силам лишь крупным организациям, с постоянными и налаженными контактами и отработанной технологией заключения сделок.